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Description du poste
Sous la supervision de la Directrice Immobilière, l’adjointe administrative sera responsable de fournir un appui administratif et organisationnel hors pair à l’équipe de développement immobilier. Elle sera responsable d’accompagner et répondre aux demandes de la Directrice Immobilière concernant le traitement de plusieurs dossiers distincts en rapport avec la gestion d’immeubles et l’acquisition/développement.
Principales responsabilités
1. GESTION DOCUMENTAIRE
Organiser et mettre à jour le système d’archivage en s’assurant que tous les éléments sont archivés de façon sécuritaire sur une base régulière, afin que les documents soient disponibles et facilement accessibles lorsqu’ils sont nécessaires. Entrée de données.
2. BUREAUTIQUE
Préparer, modifier et mettre en page rapidement et précisément des documents hautement confidentiels, incluant sans s’y limiter, des correspondances, des rapports et des présentations. Écrire les minutes lors des rencontres mensuelles avec les partenaires financiers.
3. SERVICE À LA CLIENTÈLE
Assurer un service courtois, professionnel et efficace auprès des clients internes et externes en répondant aux demandes de renseignements et en réacheminant celles qui dépassent ses compétences, afin de préserver la qualité du service à la clientèle.
4. TRAITEMENT DES FACTURES/COMPTES DE DÉPENSES
Traiter les factures et les notes de frais des employés pour l’équipe immobilière et son équipe.
5. COORDONNER LES RENCONTRES/VOYAGES D’AFFAIRES
Coordonner les rencontres et entretiens de la Directrice immobilière et du Président-directeur général. Organiser les voyages, notamment la réservation des vols, de l’hôtel et la location de voitures, pour la Directrice immobilière/Président-directeur général.
Lieu de travail
Varennes, QC
Statut de l’emploi
Permanent
Horaire de travail
Permanent
AVANTAGES
Activités sociales organisées par l’entreprise
Assurance
Assurance dentaire
Café
Fournitures
Régime de retraite
Possibilité de télétravail
Horaire flexible
À quoi ressemble le succès
6 MOIS
Vous êtes autonome, votre système de gestion documentaire est impeccable. Vous savez où chercher l’information et à qui vous référer en cas de besoin. Vous prenez de plus en plus d’initiative et vous faites le pont entre la Directrice immobilière et le Président-directeur général. Le partage d’informations est fluide.
12 MOIS
Vous avez acquis beaucoup de savoirs en immobilier et votre bagage de connaissances vous amène à effectuer de plus en plus de tâches de niveau senior. Vous tissez des liens serrés avec les courtiers et les différents intervenants avec qui vous échangez quotidiennement. Vous vous orientez davantage vers le développement immobilier tout en restant à l’affût des changements au niveau de la gestion des immeubles en partenariat avec le gestionnaire d’immeubles.
Exigences
Niveau d’études : Professionnel
Diplôme : DEP
Statut : Terminé
Années d’expérience : 3-5 années
Français écrit : Avancé
Français parlé : Avancé
Anglais écrit : Intermédiaire
Anglais parlé : Intermédiaire
Compétences recherchées
QUALITÉS DU CANDIDAT IDÉAL
Excellent sens de l’organisation et solides compétences en gestion des priorités et de l’emploi du temps
Faire preuve d’initiative et de support
Capacité à travailler de façon autonome avec peu de supervision, dans un milieu dynamique
Solides habiletés interpersonnelles et capacité à communiquer de manière efficace
QUALIFICATIONS & EXPÉRIENCE DE TRAVAIL
2 à 5 ans d’expérience dans un rôle de soutien administratif
DEC ou DEP en administration, en secrétariat ou domaine connexe
Expérience dans le domaine immobilier fortement recommandé
Maîtrise du français anglais avancé parlé et écrit
Maîtrise de la suite Microsoft Office